Actualizado el día 17 de mayo de 2023 por Santos Muñoz Tebar
Cuando se da inicio a una empresa se desea que los objetivos de la misma se cumplan. Para ello es necesario que todo el personal este comprometido con la visión y misión de la Organización. En este sentido, puedo decirte que una de las cosas que contribuye al buen funcionamiento de las actividades empresariales es el Workflow o flujo de trabajo.
Al mismo tiempo, es importante destacar que el Workflow por lo general lo aplicamos de forma espontánea en actividades cotidianas, lo cual nos ayuda a rendir mejor nuestro tiempo. Pero, ¿Qué es exactamente el flujo de trabajo? Y por supuesto ¿Por qué es importante su implementación en áreas empresariales?
¿Qué es el Workflow? El flujo de trabajo
Antes de hablarte de la forma en cómo puedes implementarlo en tu negocio, y por supuesto la importancia de hacerlo. Es vital saber el concepto de este término. Pues bien, en español Workflow significa flujo de trabajo, el cual incluye todos aquellos procesos y normas dentro de una empresa que hacen posible un orden de las actividades internas.
La automatización de los procesos empresariales, es decir, la planificación de las tareas es de gran importancia para que se desarrolle un óptimo flujo de trabajo. Aunque evidentemente todos realizamos una secuencia correlativa de los asuntos que atendemos, este flujo de trabajo empresarial busca incluir a los empleados en un mismo objetivo. Por lo tanto, se vale de la tecnología de la información, mejor conocido como sistema de TI.
Con estos avances tecnológicos se puede conseguir un control de las distintas etapas de un proyecto en específico. Establecer previamente los reglamentos o los procesos por el que debe pasar cada documento, información o tarea contribuye sin duda alguna a que las actividades fluyan de forma espontánea, y de hecho favorece a un buen ambiente laboral. Para lo cual, algunos empresarios acuden aplicaciones informáticas que automaticen las asignaciones.
De esta manera se logra que cada empleado realice una tarea que realmente contribuya al buen desarrollo de la empresa. El sistema TI permite que los que integran la empresa estén en comunicación, además que hace posible saber quiénes han realizado las tareas que les corresponden.
Importancia de Workflow o flujo de trabajo
El flujo de trabajo es necesario para la productividad de un negocio. Es decir, si no se tienen claras las normas y funciones de cada empleado en la empresa, entonces, se pierde tiempo e incluso dinero. Por tal motivo, puedo decirte que la importancia radica en el hecho, de que, al establecer un programa sistematizado de tareas, permites que fluya la comunicación, aun cuando los implicados están en distintos lugares. Además de que las asignaciones se realizan de forma óptima en el menor tiempo.
Por otro lado, también es beneficioso para el cliente, ya que, si los empleados tienen un esquema de sus tareas, pueden dedicar el tiempo y la atención que el cliente demanda sin afectar la productividad. Al mismo tiempo, al percibir que cada asignación es de suma importancia, se desarrolla un sentido de pertenencia que contribuye a que los empleados se sientan satisfechos y ligados con el patrono, es decir, contigo.
Es importante acotar que un buen flujo de trabajo, hace posible una mejor toma de decisiones. Es decir, el proceso que se realiza para tomar medidas que incentiven al buen desarrollo empresarial se hace ameno y de forma eficaz.
Herramientas para implementar Workflow
Tal como te he explicado, mantener comunicación con tus empleados o los departamentos hace posible un buen flujo de trabajo. Ahora bien, en la vida actual, algunas tareas se pueden literalmente automatizar. Para ello te presentare algunas herramientas que te serán útiles para controlar las funciones empresariales.
Act-on
Una de las funciones más engorrosas en el campo de marketing es el envío de Email. Aun así, con esta Act-on puedes personalizar y automatizar este proceso. De hecho, puedes utilizarla junto con otras plataformas de Workflow como Salesforce.
Asana
Es una excelente herramienta Workflow para quienes trabajan con blogs. Brinda variadas opciones entre las cuales se encuentra, las secciones de nivel de prioridad de cada etapa del funnel, así como el diseño de hojas de ruta, productos, etc.
Hubspot
Esta herramienta o aplicación de Workflowes una de las más populares. De hecho, es el favorito, pues posee varias funciones útiles para mantener al equipo de trabajo enfocados en un mismo objetivo. El software que contiene brinda la opción de detectar oportunidades de venta. Se puede personalizar sus funciones, al mismo tiempo que su mecanismo automatizado es muy fácil de usar.
Ejemplos de Workflow
Si aún no tienes claro cómo implementar el flujo de trabajo, es bueno que des una vista de los métodos que aplican algunos negocios a fin de hacer que las actividades fluyan espontáneamente. A continuación, te señalare algunos ejemplos de flujo de trabajo más populares.
Hand-off
Este programa consiste en realizar tu asignación y acto seguido proceder asignar a la siguiente persona para que culmine la tarea. Es especialmente útil cuando se debe trabajar en colaboración. Por ejemplo, se puede colocar en un tablero las asignaciones, puedes mirar la sección donde eres responsable. Realiza lo asignado, y pásalo a la sección siguiente quizás con una observación.
Esto permite que las actividades se desarrollen de forma correlativa, evita confusión y errores en duplicar la realización de un mismo trabajo. A este estilo de productividad se le conoce como flujo de trabajo de transferencia. En la realización de post de la web, en la que uno redacta, otro corrige, y un último, monta las imágenes y sube a la web, es una forma de trabajo Hand-off.
Metodología ágil
Con el fin de hacer de varios empleados un equipo, aunque no realicen tareas relacionadas como en el caso anterior, se ha implementado la Metodología ágil, la cual permite que las asignaciones se subdividan en tareas menores, las cuales se pueden realizar en menos tiempo.
Se coloca un tiempo límite, y mientras aún no se realicen por completo están en espera. A medida que pasan los días estas asignaciones se mueven de lugar, lo cual indica que ya se han terminado. Esto aporta un orden y es estimulante. Al final del lapso de tiempo cada empleado debe gestionar que tareas faltaron y como mejorar. Acto seguido, se inicia el ciclo.
